Godkänt i bildnings- och fritidsnämnden 9.3.2023 § 25
Bidragsreglementet träder i kraft 1.1.2024.
1. Definiering av bidragen
Nämnden kan av sina budgetanslag anvisa medel att bistå lokala ungdomsföreningar. Med nämndens bidrag understöds genomförande av ungdomsverksamhet.
2. Bidragsformer och grunder för beviljande
Nämnden kan dela in bidragen i verksamhets-, projekt- och verksamhetsutrymmesbidrag.
Årsbidraget kan täcka 85 % av bidragstagarens av nämnden godkända utgifter under året i fråga.
2.1 Verksamhetsbidrag
Verksamhetsbidrag kan ansökas av föreningar som idkar ungdomsverksamhet i Kyrkslätts kommun och av vars medlemmar 2/3 är Kyrklättsbor under 29 år. Sådana föreningar är lokala medlemsföreningar av riksomfattande ungdomsorganisationer samt registrerade och oregistrerade lokala ungdomsföreningar. Av oregistrerade ungdomsföreningar förutsätts dock att de har stadgar och att deras förvaltning, verksamhet och ekonomi är organiserade så som i en registrerad förening och att namntecknarna är myndiga. Verksamhetsbidrag beviljas för att understödja föreningens kontinuerliga verksamhet. Bidrag beviljas för verksamheten i sådana ungdomsföreningar som har inlett sin verksamhet senast under det föregående kalenderåret.
Nämnden beslutar årligen på basis av de verksamhetsindikatorer som nämnden har godkänt vilken andel av verksamhetsbidraget som delas ut.
Vid beviljande av verksamhetsbidrag iakttas bl.a.
- verksamhetens regelbundenhet
- verksamhetens resultat
- framgång
- betydelse som möjliggörare av mångsidiga hobbymöjligheter för kommuninvånarna.
- verksamhet under nya former som föreningen inte tidigare bedrivit eller som inte tidigare funnits i kommunen
- försökskaraktär
- samarbetsprojekt
- regionalitet
- särskilda målgrupper (t.ex. arbetslösa, funktionshindrade, olika åldersgrupper)
- lokalerna som föreningen använder
- satsning på handledningspersonal
2.2 Projektbidrag
Vid sidan av sökande som är berättigade till verksamhetsbidrag kan projektbidrag beviljas också till registrerade och oregistrerade Kyrkslättsföreningar och till ungas fria verksamhetsgrupper.
Projektbidrag kan ansökas året om och ansökan ska lämnas till nämnden senast 21 dygn före evenemanget eller tillställningen. Bidrag utbetalas mot godtagbara verifikat eller retroaktivt enligt överenskommelse. Bidrag kan användas bara till det ändamål för vilket det beviljats.
I projekt som beviljas projektbidrag kan personalutgifterna utgöra högst 50 % av de totala kostnaderna.
2.2.1. Projektbidrag, evenemang, materiel för verksamheten
Projektbidrag beviljas för sådan verksamhet som inte understöds av verksamhetsbidrag, t.ex. för läger, projekt, utbildning, nationell och internationell verksamhet.
För materielanskaffning av engångskaraktär i anslutning till verksamheten.
2.2.2. Projektbidrag, förebyggande av utslagning
För projekt eller evenemang för förebyggande av utslagning av barn och unga, som innefattar ungdomsverksamhet och genomförs i Kyrkslätt.
Projektbidrag beviljas för verksamhet som är avsedd för grupper i behov av särskilt stöd. Projekten genomförs enskilt eller i samarbete med nämnden eller andra förvaltningar i kommunens ungdomslokaler eller i lokaler eller ställen avsedda för unga som upprätthålls av andra aktörer. Evenemang som får bidrag ska vara gratis (eller ha en skälig deltagaravgift).
2.2.3. Projektbidrag, fristående ungdomsverksamhetsgrupper
Projektbidrag för fristående ungdomsverksamhetsgrupper (t.ex. för kostnaderna för inspelningar).
2.2.4. Projektbidrag, inledande av verksamhet (startbidrag)
En ungdomsförening eller -grupp som inleder sin verksamhet kan ansöka om startbidrag för utgifter på grund av inledandet av verksamheten. Föreningen kan dock inte få både start- och verksamhetsbidrag under samma år.
2.3 Verksamhetsutrymmesbidrag
Till sökande som är berättigad till nämndens verksamhetsbidrag kan beviljas verksamhetsutrymmesbidrag till hyror och underhållskostnader för en fastighet som den sökande själv äger eller hyr och som huvudsakligen används för ungdomsverksamhet. Antalet användartimmar för grupper för personer under 29 år påverkar det beviljade bidragsbeloppet.
2.4 Hederspris
Nämnden kan om den så önskar belöna en inom ungdomsarbetet meriterad Kyrkslättsbo eller -organisation med hederspris.
3. Beslut om beviljande
Sökanden ges ett skriftligt beslut (protokollsutdrag) angående ansökan om bidrag. Av beslutet ska framgå användningsändamål för det beviljade bidraget, bidragsbelopp och särskilda villkor för bidraget.
Av beslutet ska också framgå den maximiandel med vilken utgifterna stöds.
4. Utbetalningsförfarande
4.1 Utbetalning av bidrag
Med undantag av förskott inbetalas de beviljade bidragen i regel på sökandens konto efter att bidragsbeslutet vunnit laga kraft.
Av särskilt vägande skäl kan bidrag betalas ut innan ett lagakraftvunnet beslut föreligger, om rättelseyrkande eller besvär inte blir meningslösa genom verkställigheten, eller om det organ som behandlar rättelseyrkanden eller besvärsmyndigheten inte förbjuder verkställigheten.
4.2 Finansieringsförutsättningar
Då det gäller projektbidrag, ska en godtagbar utredning företes om hur totalfinansieringen av projektet genomförs.
5. Bidragsvillkor
5.1 Iakttagande av användningsändamålet
Bidraget får användas bara för det ändamål för vilket det har beviljats. Om användningsändamålet inte noggrannare specificeras i beslutet om beviljande av bidraget, anses bidraget ha beviljats för det ändamål som nämns i ansökan.
5.2 Bokföring och bokslut
Bidragstagaren ska föra bok åtminstone på det sätt som förutsätts i bokföringslagen och bokföringsförordningen. Bidragstagaren ska ordna sin bokföring med iakttagande av god bokföringssed, så att användningen av bidraget kan följas i bokföringen.
Till revisorer för bidragstagaren skall på det sätt som stadgarna föreskriver väljas ojäviga personer som med beaktande av beskaffenheten och omfattningen av föreningens verksamhet kan anses vara kompetenta för uppgiften.
5.3 Underrättelse
Bidragstagaren är skyldig att omedelbart underrätta nämnden (myndigheten som beviljar bidraget) om sådan omständighet som enligt § 8.1–8.2 i detta bidragsreglemente eller enligt beslutet om beviljande av bidraget kan föranleda skyldighet att återbetala bidraget.
5.4 Utredning
Bidragstagaren ska före utgången av mars månad följande år ge nämnden en utredning över användningen av föregående års bidrag.
5.5 Övriga villkor
Den som beviljar bidrag kan också ställa andra behövliga villkor för de beviljade bidragen.
Verksamhetsbidrag och andra bidrag som avses i detta bidragsreglemente beviljas inte till lokala föreningar som får bidrag eller anslag för samma ändamål av andra organ i Kyrkslätts kommun med undantag för projektbidrag för projekt eller evenemang för förebyggande av utslagning av barn och unga, som innefattar ungdomsverksamhet och genomförs i Kyrkslätt.
6. Användning av bidrag
6.1 Verksamhetsbidrag
Godtagbara utgifter, för vilka verksamhetsbidrag får användas, är utgifter som föranleds av den egentliga verksamheten som stöds, så som materialkostnader eller lönekostnader för ledare för ungdomsgrupper.
Av försäljning av förnödenheter och annan därmed jämförbar förmedlingsverksamhet beaktas såsom godtagbara utgifter bara verksamhetsunderskottet.
6.2 Projektbidrag
Godtagbara utgifter för vilka projektbidrag får användas är speciella kostnader som föranleds av den verksamhet eller det projekt som stöds.
Har projektbidraget beviljats för täckande av underskott som uppkommer till följd av särskild verksamhet eller ett särskilt projekt, beaktas såsom avdrag från utgifterna specialintäkter från verksamheten eller projektet.
6.3 Utgifter för vilka bidrag inte får användas
Såsom godtagbara utgifter räknas inte avskrivningar, värdeminskningar eller sådana reserveringar och andra kalkylerade poster som inte baserar sig på redan uppkomna utgifter eller förluster.
Bidrag får inte användas för amorteringar eller räntor på lån, om inte annat föranleds av beslutet om beviljande av bidrag.
6.4 Bokföringsgrunder
Såsom godtagbara utgifter för varje år beaktas de utgifter som enligt bokföringslagen och -förordningen samt enligt god bokföringssed ska registreras på räkenskapsperioden i fråga.
6.5 Användningstid för bidrag
Verksamhets- och projektbidrag får användas för utgifter som uppkommer det år då bidraget beviljas.
7. Skyldighet att återbetala bidraget
7.1 Förändring i förutsättningarna för beviljande av bidrag
Bidragstagaren är skyldig att utan dröjsmål återbetala oanvänt bidrag, om
1) bidraget inte har använts inom den tid då det enligt beslutet ska användas
2) den verksamhet för vilken bidraget beviljats upphör eller ändras så att den inte längre uppfyller förutsättningarna för beviljande av bidrag
3) det projekt för vilket bidraget beviljats inte kan genomföras
4) bidragsbeloppet överskrider maximiandelen 85 %.
7.2 Nedläggning av verksamheten
Bidragstagaren är skyldig att utan dröjsmål återbetala ett oanvänt bidrag, om verksamheten upphör.
8. Återkrav av bidrag
8.1 Beslut om återkrav
Den som beviljar bidraget kan förordna att bidraget ska återkrävas, om
1) bidragstagaren har underlåtit att iaktta de villkor eller övriga förpliktelser som föranleds av detta bidragsreglemente eller av beslutet om beviljande av bidrag
2) bidragstagaren har lämnat sådan oriktig uppgift eller hemlighållit omständigheter som inverkar på möjligheten att få bidrag, på bidragsbeloppet eller på bidragsvillkoren.
8.2 Tidsfrist
Bidrag som förordnats bli återkrävt ska betalas inom två månader från den tidpunkt då beslutet fattades, om inte annat bestäms i beslutet om återkrav.
Om bidraget som återkrävts inte återbetalas inom den ovannämnda tiden, är bidragstagaren skyldig att på det återkrävda beloppet betala en fastställd skälig årlig dröjsmålsränta.
9. Tillsyn över bidrag
9.1 Ordnande av tillsyn
Den som beviljat bidrag har i uppgift att enligt anvisningar som kommunstyrelsen utfärdar övervaka användningen av bidragen. För detta ändamål har den som beviljat bidraget rätt att granska bidragstagarens hela medelsförvaltning och bokföring.
De av kommunen utsedda revisorerna har rätt att vid behov granska förvaltningen och räkenskaperna till ett samfund som fått bidrag.
Bidragstagaren är skyldig att förete alla räkenskapsböcker och övriga handlingar och utredningar som behövs för granskningen samt att även i övrigt bistå vid granskningen.
9.2 Ansökan om bidrag samt ansökningstid
Ansökan om verksamhetsbidrag ska göras upp på en ansökningsblankett. Ansökan om verksamhetsbidrag ska lämnas till Kyrkslätts kommuns registreringsställe senast 31.3 före kl. 15.00.
Ansökan om projektbidrag ska göras upp på en ansökningsblankett. Ansökningshandlingarna för projektbidrag ska lämnas till Kyrkslätts kommuns registreringsställe minst 21 dygn före evenemanget eller tillställningen.
Försenade ansökningar beaktas inte.
9.3 Ansökan om förskott
En förening, som enligt bidragsreglementet kan beviljas allmänt bidrag, kan på ansökan beviljas förskott på det allmänna bidraget.
Ansökan om förskott görs upp på en ansökningsblankett. Ansökningshandlingarna ska lämnas till Kyrkslätts kommuns registreringsställe senast 31.1 före kl. 15.00.
Som förskott på verksamhetsbidrag kan 100–5000 € beviljas.
Förskott på verksamhetsbidraget betalas enligt tjänsteinnehavarbeslut av ungdoms- och idrottschefen.
9.4 Ansökningsförfarande
Till ansökan ska följande handlingar bifogas:
- verksamhetsberättelse över verksamheten föregående år
- bokslut för föregående år samt revisorernas utlåtande
- verksamhetsplanen för verksamhetsåret och budgeten som är baserad på den
- föreningens stadgar, då det är fråga om en ny sökande
- specifikation av föreningens verksamhet på blanketten för de funktionella mätetalen
10. Ikraftträdande
Bidragsreglementet träder i kraft 1.1.2024.
Bilaga
FUNKTIONELLA MÄTETAL FÖR VERKSAMHETSBIDRAG TILL LOKALA UNGDOMSFÖRENINGAR
Godkänt i bildnings- och fritidsnämnden 9.3.2023 § 25
Ikraftträdande 1.1.2024
Som fördelningsgrunder för verksamhetsbidrag som är avsedda för ungdomsföreningar används de funktionella mätetal för verksamhetsbidrag som godkänts av nämnden.
Med de funktionella mätetalen för verksamhetsbidrag mäts omfattningen av föreningarnas förverkligade regelbundna verksamhet, dess kvalitet och särdrag under året före ansökningsperioden.
- Ungdomsgrupper med regelbunden verksamhet, 1–8 poäng
I en grupp för ungdomar som sammankommer regelbundet varje månad eller varje vecka minst 10 gånger under verksamhetsåret ska delta minst 5 personer, 2/3 av deltagarna ska vara under 20 år, handledaren räknas inte till gruppen.
Gruppernas regelbundenhet konstateras på basis av uppgifterna om antalet deltagare och antalet sammankomster.
| Antalet grupper | Poäng |
| 1 | 1 |
| 2–3 | 2 |
| 4–5 | 3 |
| 6–8 | 4 |
| 9–11 | 5 |
| 12–15 | 6 |
| 16–19 | 7 |
| 20 eller över | 8 |
- Totala antalet besökare i ungdomsgrupperna, 1–10 poäng
Med antalet handledare för grupper som sammankommer regelbundet varje månad eller varje vecka minst 10 gånger under verksamhetsåret utreder man grundförutsättningarna för verksamheten.
| Totala antalet besökare / år | Poäng |
| 80–129 | 1 |
| 130–209 | 2 |
| 210–339 | 3 |
| 340–549 | 4 |
| 550–889 | 5 |
| 890–1439 | 6 |
| 1440–2329 | 7 |
| 2330–3769 | 8 |
| 3770–6099 | 9 |
| 6100 eller över | 10 |
- Antalet personer som fungerar som handledare för ungdomsgrupper som sammankommer regelbundet, 1–16 poäng
Med antalet handledare för grupper som sammankommer regelbundet varje månad eller varje vecka minst 10 gånger under verksamhetsåret utreder man grundförutsättningarna för verksamheten (kontinuitet, handledarsituation). En handledare kan leda endast en grupp åt gången.
| Antal handledare | Poäng |
| 1 | 1 |
| 2–3 | 2 |
| 4–6 | 3 |
| 7–10 | 4 |
| 11–15 | 5 |
| 16 eller över | 6 |
